Datenschutzerklärung

Verantwortlicher

[JAN LIEFERT: Name/Firma + ladungsfähige Anschrift — identisch mit den im Impressum geklärten Pflichtangaben]

E-Mail: office@simplexity.it

Allgemeines

Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Website- und Portal-Nutzer nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website bzw. des Kunden-Portals sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist. Die folgenden Abschnitte informieren entlang der tatsächlichen Datenverarbeitungen dieser Anwendung.

Hosting und Server-Logfiles

Diese Website und das Kunden-Portal werden auf einem virtuellen Server (Hostinger VPS) betrieben, der über eine Caddy-Instanz als Reverse Proxy erreichbar ist. Bei jedem Aufruf erfasst der Server automatisch:

• IP-Adresse
• Datum und Uhrzeit der Anfrage
• aufgerufene URL
• User-Agent (Browser/Betriebssystem)
• Referrer-URL

Zweck: Betrieb, Stabilität und Sicherheit der Website (z. B. Erkennung von Missbrauch).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am sicheren und störungsfreien Betrieb).

Speicherdauer: [JAN LIEFERT: konkrete Aufbewahrungsdauer der Caddy-/Hostinger-Logs festlegen, sofern nicht bereits vertraglich/technisch fixiert]

Empfänger: Hostinger (Hosting-Provider) als Auftragsverarbeiter. [JAN LIEFERT: Auftragsverarbeitungsvertrag mit Hostinger prüfen bzw. Serverstandort (EU?) bestätigen]

Kontaktformular

Über das Kontaktformular auf / können Anfragen gestellt werden. Pflichtfelder sind Name, E-Mail-Adresse und Nachricht; Firma und Telefon sind optional.

Ablauf: Das clientseitige Formular sendet die Eingaben per Fetch an die interne API-Route /api/contact, die sie an einen selbst gehosteten n8n-Workflow (eigener VPS, keine Drittanbieter-Cloud) weitergibt. Der Workflow leitet die Anfrage per E-Mail an uns weiter.

Kein Datenempfänger Slack: Der Workflow sendet zusätzlich eine interne Benachrichtigung an Slack — diese enthält ausschließlich einen neutralen Hinweis auf eine neue Anfrage, keine der übermittelten Formulardaten (Name, E-Mail, Nachricht). Slack ist für das Kontaktformular daher kein Empfänger personenbezogener Daten.

Spam-Schutz: Ein für Nutzer unsichtbares Honeypot-Feld sowie ein IP-basiertes Rate-Limit verhindern automatisierten Missbrauch; hierfür werden keine Daten an Dritte übermittelt.

Zweck: Bearbeitung der Kontaktanfrage.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen auf Anfrage der betroffenen Person) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, soweit keine vertragliche Anbahnung vorliegt.

Speicherdauer: [JAN LIEFERT: Aufbewahrungsdauer der Anfrage-E-Mails im Postfach festlegen]

Terminbuchung (Cal.com)

Für die direkte Terminbuchung binden wir Cal.com ein — als Zwei-Klick-Lösung (Klick-zum-Laden): Beim Aufruf der Seite wird zunächst nur ein Platzhalter mit Hinweis auf den bevorstehenden Datenfluss angezeigt. Erst nach aktivem Klick wird das Buchungswidget von Cal.com, Inc. (USA) nachgeladen und ein Drittanbieter-Cookie/-Skript aktiv.

Weil vor diesem Klick kein Drittanbieter-Skript lädt, ist für den bloßen Seitenaufruf kein Cookie-Consent-Banner erforderlich (keine Analyse- oder Marketing-Cookies im Einsatz).

Nach dem Klick verarbeitet Cal.com, Inc. u. a. IP-Adresse und die für die Buchung angegebenen Daten (z. B. Name, E-Mail, gewählter Termin) auf eigenen Servern in den USA.

Zweck: Ermöglichung der Selbstbuchung eines Beratungstermins.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung durch den aktiven Klick zum Laden des Widgets).

Drittlandtransfer: USA. [JAN LIEFERT: aktuelle Transfermechanismus-Grundlage von Cal.com, Inc. prüfen (SCC/Data Privacy Framework) und hier referenzieren; Link zur Datenschutzerklärung von Cal.com ergänzen]

Selbst-Hosting geprüft und verworfen: Ein selbst gehosteter Cal.com-Betrieb wurde evaluiert, aber wegen des zusätzlichen Infrastrukturaufwands (eigene Postgres-Instanz, Google-OAuth-App, SMTP, laufende Wartung) bewusst nicht umgesetzt; die Entscheidung ist ohne Umbau der Seite revidierbar.

Cookies

Diese Website setzt keine Analyse- oder Marketing-Cookies ein. Das einzige Cookie im Kunden-Portal ist das unter „Login (Authelia)“ beschriebene, technisch notwendige Session-Cookie. Cookies von Cal.com werden ausschließlich nach dem oben beschriebenen aktiven Klick gesetzt.

Kunden-Portal (portal.simplexity.it)

Für Kunden mit Zugang zum Portal gelten zusätzlich folgende Verarbeitungen:

Login (Authelia)

Die Anmeldung erfolgt über eine selbst gehostete Authelia-Instanz (eigener VPS). Nach erfolgreichem Login wird ein Session-Cookie gesetzt, das den angemeldeten Zustand technisch aufrechterhält.

Zweck: Authentifizierung und Absicherung des Kundenbereichs.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Sicherheit des Portals).

Speicherdauer: [JAN LIEFERT: Session-/Cookie-Ablaufzeit bestätigen]

Support-Chat (Slack)

Jeder Kunde verfügt im Portal über einen eigenen, privaten Support-Kanal. Nachrichten in diesem Kanal werden über Slack (Slack Technologies LLC, eine Tochtergesellschaft von Salesforce, Inc., USA) verarbeitet und gespeichert. Jeder Kunde sieht ausschließlich seinen eigenen Kanal.

Zweck: Kundensupport.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

Drittlandtransfer: USA. [JAN LIEFERT: Transfermechanismus-Grundlage (SCC/Data Privacy Framework) von Slack/Salesforce prüfen und referenzieren]

Barcode- und weitere n8n-gestützte Services

Auf Anforderung des Kunden ausgelöste Workflows (z. B. Barcode-Erzeugung über den internen Converter-Dienst) laufen über selbst gehostete n8n- und Converter-Services auf demselben VPS. Erzeugte Dateien sind nur über einen authentifizierten, kundenspezifischen Download-Link abrufbar.

Zweck: Erbringung der vom Kunden angeforderten Automatisierungs-Services.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

Speicherdauer: [JAN LIEFERT: Aufbewahrungs-/Löschfrist der erzeugten Dateien bestätigen — Barcode-API liefert bereits ein expires_at-Feld je Datei]

Übersicht Empfänger / Auftragsverarbeiter

• Hosting — Hostinger: Serverbetrieb ([JAN LIEFERT: Land bestätigen])
• Kontaktformular-Workflow — n8n (selbst gehostet): Weiterleitung Formularanfragen, eigener VPS
• Terminbuchung — Cal.com, Inc.: Terminbuchung, USA
• Support-Chat — Slack (Salesforce, Inc.): Kundensupport, USA
• Barcode-/Automatisierungs-Services — Converter-Service + n8n (selbst gehostet): Kunden-Workflows, eigener VPS

Betroffenenrechte

Betroffene Personen haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung. Soweit die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht (z. B. Cal.com-Widget), kann diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Es besteht zudem ein Beschwerderecht bei der österreichischen Datenschutzbehörde (www.dsb.gv.at).

Aktualität dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung wird bei Änderungen der beschriebenen Datenverarbeitungen angepasst.